Filip Ciepiel

Filip Ciepiel

Læsetid: 3 Minutter

Robot skaber flere praktikpladser hos TEC

På baggrund af en stor dataanalyse af 10 års uddannelsesaftaler besluttede TEC sig for at undersøge muligheden for at automatisere og effektivisere det praktikpladsopsøgende arbejde.

Download case som PDF
Erhvervsarbejde

En analyse af TEC’s historiske praktikpladsaftaler viser, at de virksomheder, som har haft elever i praktik hen over en treårig periode, reelt set kun havde elever i omkring 40 procent af tiden. Det betyder også, at der generelt går lang tid imellem, at en elev er uddannet, til virksomheden tager en ny lærling igen.

Med den indsigt i baghånden igangsatte TEC en undersøgelse, som havde til formål at belyse, hvorvidt det praktikpladsopsøgende arbejde og dermed antallet af uddannelsesaftaler med fordel kunne automatiseres og derved intensiveres. Målsætningen var at øge antallet af uddannelsesaftaler inden for de samme virksomheder – altså reducere tiden, fra den ene elev er udlært, til virksomheden tager den næste elev ind.

TEC’s undersøgelse resulterede i en CRM-løsning, som kan automatisere flows med afsæt i data importeret fra Easy-P. Både korte og ordinære aftaler er omfattet af automatiseringen, men med forskellige flows.

Løsningen blev senere startskuddet til CRM Education 365; en specialtilpasset CRM-løsning målrettet uddannelsessektoren og arbejdet omkring elevrekruttering, aftaleudløb samt salg af kurser, herunder også restpladser.

TEC (Technical Education Copenhagen) er en skole med cirka 4.500 årselever, 700 ansatte og syv uddannelsesinstitutioner fordelt i Storkøbenhavn. Skolen har mere end 30 erhvervsuddannelser, herunder et stort udvalg af kurser og efteruddannelse. Derudover har skolen et HTX-gymnasium (H.C. Ørsted Gymnasiet) med fokus på teknologi og naturvidenskab.

4.500 årselever

560 mio. i omsætning

700 ansatte

Automatisering skal skabe flere praktikpladser

Den eksisterende arbejdsgang i det praktikpladsopsøgende arbejde er oprindeligt udformet sådan, at virksomhedskonsulenter orienterer sig på en manuel liste over virksomheder og elever med et snarligt praktikudløb. Det er konsulenternes opgave at sikre, at alle virksomheder på listen bliver kontaktet telefonisk.

Med afsæt I Microsoft Dynamics CRM 365 og ClickDimensions har TEC udviklet en løsning til at automatisere dele af det praktikpladsopsøgende arbejde. Resultatet er en automatiseret løsning, hvor en robot overvåger virksomheder i CRM-systemet med snarlige praktikudløb.

Sætter strøm til 14 uger før praktikudløb

14 uger før en praktikplads udløber, retter robotten henvendelse til de pågældende virksomheder og giver dem et overblik over de eksisterende praktikaftaler. Selvfølgelig med et særligt fokus på aftaler med snarligt udløb. Robotten beder samtidig virksomhederne om lov til at kontakte dem med henblik på aftale praktikpladser for en eller flere elever.

Overraskende god respons

Resultatet af det nye system viser, at mange af de kontaktede virksomheder takker ja til at indgå i en nærmere dialog med TEC om at aftage en eller flere elever. Foruden at nedsætte tidspændet mellem nye og afsluttede elev- og praktikpladser hos virksomhederne giver løsningen også virksomhedskonsulenterne bedre forudsætninger for at prioritere og målrette deres salgsindsats. Herudover spares konsulenterne for unødige og lavpraktiske arbejdsopgaver.

Fordele ved løsningen

  • Slut med Excel-lister, som skal vedligeholdes manuelt
  • Studieadministrationen behøver ikke længere at trække lister fra Easy-P
  • Konsulenterne kan koncentrere sig om de virksomheder, der mangler godkendelse samt større aftaler og strategiske partnerskaber
  • Konsulenterne får automatisk besked, når en virksomhed ønsker at drøfte muligheden for at aftage en ny elev
  • Systemet giver mulighed for selvbetjening, så konsulenterne kan lave avancerede dataudtræk
  • Ledelsen kan nemt se hvem af konsulenterne, der håndterer hvilke aftalefornyelser
  • TEC sikrer, at alle virksomheder med en elev i hovedforløb kontaktes og dermed også, at muligheder ikke går tabt
  • Salgsprocessen bliver relativt kortere

CRM Education 365 anvendes i dag af flere skoler

Produktet, som TEC oprindelig var initiativtager til, eksisterer i dag under navnet CRM Education 365. Systemet er under indfasning hos flere uddannelsesinstitutioner i Danmark. Blandt andet har TECHCOLLEGE i Aalborg taget systemet i brug.

Løsningen rummer i dag flere tilpassede flows og automatiseringer inden for effektiv elevrekruttering, udløb af uddannelsesaftaler samt salg af kurser.