Gorm Eriksen

Gorm Eriksen

Læsetid: 4 Minutter

God Digital Adoption – Hvordan gør man?

12. maj 2020

På baggrund af Eduras involvering i projekter med Digital Adoption på uddannelsesinstitutioner har vi her opstillet de typiske udfordringer og løsninger på et manglende udbytte af digitale initiativer

De fleste skoler vi besøger står enten overfor en større teknologiimplementering, eller har investeret massivt i en række medarbejderrettede digitaliseringsprojekter – uden at få det rette udbytte. Denne artikel kan derfor både bruges som forberedelse inden et større digitaliseringsprojekt søsættes, eller som inspiration til, hvilke løsninger der kan anvendes, når man som institution må erkende, at ens digitale løsninger ikke bruges tilstrækkeligt.

Her er et udpluk af en række systemer, som potentielt kan have strategisk og afgørende økonomisk eller forretningsmæssig betydning for en organisations konkurrenceevne, men som oftest har begrænset anvendelse:

Digital Adoption_i_en_række_systemer

Der er en lang række vigtige aktiviteter i afklarings- og designprocessen af løsningen/projektet, som vil have væsentlig betydning for medarbejdernes og undervisernes villighed til at tage systemet i brug. Vi vil dog se bort for disse aktiviteter, og i stedet rette opmærksomheden mod det, som kan gøres, efter løsningen er valgt.

Hvad er Digital Adoption?

Når der tales om Digital Adoption, handler det om at opnå en tilstand, hvor uddannelsesinstitutionen udnytter alle digitale værktøjer maksimalt. Digital adoption opnås derfor, når underviserne og dermed brugerne af digitale værktøjer ikke blot kan anvende de basale funktioner i et software system, men når de på en avanceret måde kan anvende værktøjet til nye innovative ideer og processer. I en virksomhed er det derfor centralt at opnå Digital Adoption for at sikre at digitale systemer og værktøjer benyttes optimalt.

Nedenfor opstiller vi vores bud på de 3 vigtigste indsatser for at opnå Digital Adoption af et IT-system:

1. Business cases som interesserer topledelsen

På trods af, at de fleste uddannelsesinstitutioner er non-profit, oplever vi, at det væsentligste problem er, at der har været en manglende business case, eller at den har været så vag, at topledelsen ikke har interesseret sig for det. Hvis der ikke kan identificeres en ordentlig forretningsmæssig motivation, vil det kede de fleste direktører og chefer, og systemet vil ikke blive brugt optimalt. Systemets funktion skal i stedet kunne kædes direkte til noget, som har væsentlig betydning for topledelsen eller strategien. Her er et par eksempler, som med det samme har ændret på direktionens fokus:

  1. Udbyde flere kurser og dermed øge antallet af kursister/elever
  2. Reducere frafaldet
  3. Reducere antallet af lokaler/m2
  4. Opnå bedre rating eller kvalitet i form af trivselsmålinger på elever/studerende
  5. Opnå højere karaktergennemsnit på de studerende
  6. Reducere forberedelsestiden/lønninger ved at flere kan bruge de samme forløb

Systemet og anvendelsen skal altså understøtte en strategisk ambition eller løse et væsentligt problem for en topleder.

2. Målinger på indikatorer

Ofte er man optaget af nytteværdien eller resultatet af digitalisering. Det er afgørende for den langsigtede succes, men er ofte en ringe indikator for, hvordan det egentlig går med ibrugtagelsen. Hvis der rent faktisk foreligger en god business case, er det desværre ofte sådan at:

  • Selve nedbrydningen af indikatorer for fremdrift ikke er lavet ordentligt
  • Der er ingen som har fået ansvaret for at få indikatormålene til at ske
  • Der er ingen, som overtager rapporteringen på disse indikatorer efter projektet lukkes

Lad os se på et par praktiske eksempler her:

Ethvert system der lider under manglende anvendelse, har typisk altid manglende data i de 3 nederste lag (markeret med fed).

Nedbryd de ønskede outputs (flere kursister, færre ressourcer, flere kunder, hurtigere besvarelse osv.) til målbare indikatorer, som tydeligt kan trækkes ud af systemet: registrerede kursister, oprettede forløb, dokumenter, åbninger osv. Gør de tydelige i indikatorer til udvalgte leders ansvar og få taletid på driftsmøderne.

3. God og inspirerende læring som kan tages i eget tempo

Digitale løsninger skal der arbejdes med – underviserne kan sjældent lære at bruge IT-løsninger ved at se det, og selv lave et par test i et mødelokale.

Desværre oplever vi hyppigt, at man forsøger at lære underviserne at bruge et LMS-system ved at undervise dem i et klasserum. Vi har prøvet denne proces; fungerer ikke. Underviserne skal lære at bruge LMS-systemet ved, at I udvikler et læringsforløb inde i systemet.

Niveauet er så forskelligt på undervisernes generelle IT-færdigheder, og samtidig er præsentation og simple øvelser kun 2 ud af 6 effektive læringsmetoder.

Der er 2 helt centrale mangler i de fleste brugertræningsindsatser, som vi ser, har afgørende betydning for brugernes manglende anvendelse.

1. Opkvalificeringen er ikke baseret på en ”blended” tilgang

Det er afgørende, at underviserne kan gense og selv prøve øvelser i eget tempo. One-size fits-all fungerer ekstremt dårligt i brugertræningen. Differentiering kalder I det. Når vi laver digitale undervisningsforløb, kan vi se, at de mindst IT-stærke medarbejdere bruger 10 gange så lang tid som de hurtigste. Den gode nyhed er, at de er lige gode, når vi laver opsamling eller evaluerer dem. Lav et digitalt forløb med fysiske opsamlinger (blended).

2. Brug flere undervisningsmetoder end blot information

Afhængig af hvem der skal lære, og hvad de skal lære, er det afgørende at overveje hvilke virkemidler, man aktiverer. Video eller præsentation og egne øvelser repræsenterer kun 2 ud af vores 6 metoder, når vi planlægger læring. Vi bruger en metode, der hedder Rapid Learning Planner, når vi designer undervisningsforløb. Alle 6 områder kan både laves digitalt eller gennem tilstedeværelsesundervisning.

De rette metoder til målet har afgørende betydning for, om undervisningen fungerer:

I nutidens digitale virkelighed er det derfor centralt for virksomheder at opnå Digital Adoption, for at opnå et større udbytte af digitale initiativer. Her hos Edura har vi gennem egne digitaliseringsprojekter med vores kunder fundet frem til, at der generelt er 3 typiske udfordringer og løsninger til hvordan virksomheder kan optimere udbyttet af digitale løsninger. Generelt er det derfor vigtigt, at institutionen vælger en business case, som understøtter en strategisk ambition eller problem for topledelsen, overvejer konkrete og velovervejede indikatorer for nytteværdien af digitaliseringsløsningen og endelig tager højde for træning af virksomhedens medarbejderes IT-færdigheder. Vores erfaring fortæller os derfor, at hvis en virksomhed tager højde for disse 3 indsatser, vil det være et skridt, der kan være med til at bane vejen for at opnå Digital Adoption.