Lisa Helmer Lund

Lisa Helmer Lund

Læsetid: 4 Minutter

Har den nuværende situation gjort Microsoft Teams til fremtidens samarbejdsplatform?

17. marts 2020

Coronavirusset fremhæver vigtigheden af digitale værktøjer, og derfor har Edura opstillet 5 gode grunde til at bruge Microsoft Teams

I lyset af Coronavirussets udbrud kan der i den kommende tid opstå store konsekvenser for virksomhedernes evne til at fortsætte driften og balancere omkostningerne forbundet med den 14 dages nedlukning, som Danmark er underlagt. En manglende aktivitet, drift og omsætning kan for flere virksomheder i sidste ende betyde besparelser i form af opsigelser samt køb af ydelser og services. Derfor er det kritisk for alle organisationer og virksomheder at forsøge at tilpasse sig de forandrede forhold bedst muligt.

I Edura peger vi på, at én af de helt store muligheder for at holde sin virksomhed oven vande er at øge anvendelsen af digitale værktøjer.

Digitale samarbejdsplatforme

De 14 dages nedlukning som en lang række virksomheder og offentlige institutioner gennemgår, sker på baggrund af Coronavirussets store smitsomhed. I løbet af denne tid kan digitale samarbejdsplatforme skabe gunstige rammer for, at virksomheden kan samarbejde, kommunikere, producere og fastholde omsætning under Coronaudbruddet.

Værdien af Microsoft Teams

Microsoft Teams (efterfølgeren til Skype) er en kommunikations- og samarbejdsplatform, der primært henvender sig til virksomheder til deres kommunikation mellem kollegaer. Platformen er en del af Office 365, og giver dets brugere mulighed for at chatte, dele dokumenter, data, filer, opgaver osv. Én af de største fordele ved Teams er, at alt samarbejde bliver samlet et sted, hvilket kan øge både produktiviteten og effektiviteten i virksomheder.

Gratis Webinar om Microsoft Teams

Microsoft Teams kan derfor være en god digital samarbejdsplatform, som især kan skabe stor værdi for samarbejde og kommunikation i virksomheder under Coronaudbruddet.

I Edura har vi derfor valgt at afholde et Microsoft Teams Webinar onsdag den 18. marts fra kl. 15:00-16:00. Webinaret er gratis og åbent for alle, som har tid og lyst til at lære mere om Microsoft Teams.

Formålet med Webinaret er at belyse de typiske problemer i virtuelle mødesituationer, de grundlæggende funktioner i Microsoft Teams, og hvordan man selv kan optimere og effektivisere brugen af platformen.

Tilmeld Webinar

5 gode grunde til at bruge Microsoft Teams

1. Effektivt værktøj til online møder

I Microsoft Teams er der en lang række muligheder for online mødeafholdelse. Det inkluderer brugen af lyd, video og skrivebordsdeling mv. Når et møde er oprettet, kan de inviterede acceptere eller afvise en invitation, som ellers bliver integreret i den enkeltes Outlook Kalender. Under mødet er der derudover også en funktion, der tillader, at man kan tage live notater, imens mødet finder sted.

2. Forbedret samarbejde

Med Microsoft Teams er der mulighed for, at alle kollegaer i samme team kan arbejde på det samme dokument på samme tid. Dette er ikke ny funktionalitet, men Teams skaber en god indgangsvinkel til resten af Microsoft Office-produkterne (Office365).

I Teams er Microsoft Office 365 således integreret. Man kan derfor oprette et Word, Excel eller PowerPoint dokument inde i Teams og øjeblikkeligt dele det med kollegaer eller eksterne samarbejdspartnere. Det betyder i høj grad, at man kan samarbejde langt mere effektivt blandt kollegaer og samtidig få en forståelse for, hvad andre arbejder på.
I den forbindelse undgår man også, at der opstår forvirring i forhold til hvad der er den nyeste version af et dokument mv.

3. Bedre kommunikation

I Microsoft Teams kan man anvende chatfunktionen til at kommunikere på samme måde, som man kender det fra f.eks. Facebook Messenger. Det betyder, at kommunikation kan gøres langt mere flydende og hurtigere end ved brugen af e-mails.

I chatfunktonen har man også mulighed for at tagge kollegaer i opslag ved at bruge @mention-funktionen, som vil gøre en bestemt kollega eller et helt team opmærksom på beskeden vha. en notifikation. På den måde kan man sikre, at vigtige beskeder bliver læst.

4. Større struktur

Som nævnt er en af de største fordele ved Microsoft Teams, at alle dokumenter og samtaler er samlet ét sted. Det betyder, at man ikke behøver at være nær så afhængig af e-mails som tidligere. En af problematikkerne ved e-mails er, at man skal huske at videresende vigtige e-mails til nye kollegaer. I modsætning til e-mails, så bliver chathistorikken i Microsoft Teams gemt, og derfor har man altid mulighed for at gå tilbage i historikken for at finde vigtige informationer.

Fordi alle filer er samlet et sted, så behøver man derfor ikke længere at være nær så afhængig af e-mails, man har altid mulighed for at finde vigtige filer og informationer og alle kollegaer i et team har mulighed for at føre en samtale og dele dokumenter internt.

5. Hav kontakt – hvor som helst og når som helst

Fordi Microsoft Teams findes både som en skrivebordsapp og en app til mobilenheder, er der god mulighed for at kunne kontakte hinanden hvor som helst og når som helst. Det er derfor langt nemmere at kunne kontakte hinanden og udveksle informationer. I Microsoft Teams er det desuden muligt at tilkendegive, om man er online, straks tilbage, optaget, ikke vil forstyrres eller ikke er til stede. Derfor er det også let at gennemskue, hvornår det er bedst at tage kontakt til sine kollegaer.