Kristian Stagis

Læsetid: 4 Minutter

Sådan sikrer du effektivitet, kvalitet og trivsel i administrationen

18. august 2020

I denne artikel sætter Edura fokus på, hvordan man kan skabe effektive administrative arbejdsgange for at sikre en positiv udvikling og fremdrift på uddannelsesinstitutioner

Administrationerne på uddannelsesinstitutionerne er under konstant forandring. Det er vilkårene i et dynamisk uddannelsessystem, hvor der løbende kommer ny lovgivning, nye retningslinjer, nye uddannelser og ikke mindst nye IT-systemer til. De mange forandringer og nye arbejdsprocesser kan dog skabe et unødvendigt stort pres og fjerne den energi, som er nødvendig for en effektiv administration.

Langt de fleste aktiviteter på en uddannelsesinstitution involverer administrationen. Det betyder, at administrationens effektivitet og trivsel kan have en indflydelse på hele organisationens udvikling og fremdrift.

Gratis Webinar om effektivitet og trivsel i administrationen

Høre mere om hvordan man kan skabe en effektiv administration i Eduras webinar den 27. august fra kl. 14:00-15:00. Her vil Eduras Seniorkonsulent Kristian Stagis og gæstetaler Tina Møller Stenstrup fra AMU gå i dybden med deres erfaringer med at skabe et solidt fundament for effektivitet, kvalitet og trivsel i administrationen.

På webinaret giver vi dig et indblik i, hvordan du effektivt kan skabe det fulde overblik over administrationens opgaver, og så giver vi dig eksklusivt adgang til Eduras årshjulsskabelon.

Tilmeld webinaret

Hvad betyder det, at en administration er effektiv?

Effektivitet i en administration indebærer langt mere, end at være i stand til at kunne løse en opgave hurtigt og med færrest ressourcer. I mange tilfælde er administrationen også nødt til at løse opgaver og yde servicer, som ikke nødvendigvis er hensigtsmæssigt, hvis man udelukkende tager udgangspunkt i at skabe en effektiv administration. En effektiv administration understøtter, at organisationen kan være effektiv.

Effektivitet omhandler også ledelsen og medarbejdernes evne til konstant at absorbere nye opgaver, ændringer i organisationen, nye digitale platforme og så meget mere. De færreste opgaver får lov til at blive gentaget gang på gang uden at blive ændret på den ene eller anden måde.

En dynamisk administration stiller høje krav til medarbejderne

Den omskiftelighed og forventning til omstillingsparathed, som en dynamisk administration kræver, stiller høje krav til medarbejderne. Den bedste medarbejder kan den ene dag være dygtig og højt specialiseret inden for sit felt, og den næste være på absolut begynderniveau. Det ses ofte i forbindelse med, at der tages nye IT-systemer i brug. Det er noget, som kan presse selv den mest solide medarbejder, og er på ingen måde med til at fremme effektiviteten eller god trivsel.

Hvordan skaber man en effektiv administration?

For at skabe de bedste rammer for en effektiv administration der trives, skal der være et solidt fundament af dokumenteret viden, overblik og systematik. Er opgavebeskrivelsen på plads, så er det ingen sag at supplere med flere ressourcer i en periode med ekstra pres, ved vikarbehov eller når en arbejdsproces skal justeres.

Nu kan det lyde som om, en administration kun skal gøre, som der er beskrevet, og at effektivitet er lig med samlebåndsproduktion uden plads til individualister og kreativitet. Tværtimod, så skal en administration stille spørgsmål og udfordre arbejdsprocesserne, og understøtte en eksperimenterende tilgang til at udnytte de tilgængelige IT-systemer fuldt ud.

Det samme gjorde Dr. Michael Hammer. Han var ingeniør og professor i IT-videnskab fra MIT. I år 2000 udviklede han konceptet Business Process Management, da et af hans forskningsprojekter havde vist, at langt de fleste arbejdsopgaver og processer der blev udført, ikke skabte værdi for kunden. På en uddannelsesinstitution vil det typisk være eleven. Han opfordrede til at gentænke arbejdsprocesserne med kunden (eleven) i centrum og måle de enkelte opgaver direkte op imod omkostninger og den værdi den skabte.

Derfor skal der også være plads til kreativiteten og det kritiske blik – men det skal gøres ud fra en fælles forståelse og indsigt i de enkelte arbejdsprocesser. Har man en god dokumentationskultur og deraf et solidt overblik, så vil forandringerne fylde mindre.

Uddannelsesforløb om effektive administrative arbejdsgange

Edura har i samarbejde med en række institutioner og administrationschef på AMU Tina Møller Stenstrup, udviklet uddannelsesforløbet ”Effektive Administrative Arbejdsgange”. Målet med forløbet er netop at skabe den gode dokumentationskultur, hvor arbejdsprocesser og opgaver bliver dokumenteret på et praktisk anvendeligt niveau. Der vil naturligvis blive stillet skarpt på den viden og de erfaringer, der står bag, men der fokuseres primært på praktiske værktøjer og metoder til at optimere afdelingens arbejdsprocesser og den enkeltes arbejdsopgaver.

Edura har siden april måned haft et lignende forløb med omtrent 80 administrationsmedarbejdere fra forskellige FGU-institutioner. I dette forløb har Eduras Business Analyst, Gustav Vindelin, Administrationschef Tina Møller Stenstrup og Seniorkonsulent Kristian Stagis haft fornøjelsen af at undervise medarbejderne gennem en blanding af fysisk fremmøde og online moduler.

Uddannelsesforløb til EUD

Edura starter 2 nye uddannelsesforløb som påbegyndes henholdsvis tirsdag d. 10. november 2020 i Jylland og torsdag d. 12. november 2020 på Sjælland. Uddannelsesforløbene kommer til at bestå af 4 dage med tilstedeværelsesundervisning og 3 online moduler med praktiske hjemmeopgaver/selvstudie. Uddannelsesforløbene vil blive afholdt over en periode på 3-4 måneder, og er målrettet EUD.

 Hold 1 EUD Tidspunkt for afholdelse Sted
Modul 1 Tirsdag den 10. november 2020 Jylland
Modul 2 Onsdag den 2. december 2020 Jylland
Modul 3 Onsdag den 27. januar 2021 Jylland
Modul 4 Onsdag den 17. februar 2021 Jylland
Hold 2 EUD Tidspunkt for afholdelse Sted
Modul 1 Torsdag den 5. november 2020 Sjælland
Modul 2 Torsdag den 3. december 2020 Sjælland
Modul 3 Torsdag den 28. januar 2021 Sjælland
Modul 4 Torsdag den 18. februar 2021 Sjælland

Tilmeld dig uddannelsesforløbet

Udfyld formularen og tilmeld dig uddannelsesforløbet

Ved tilmelding accepterer du behandling af dine data, samt modtagelsen af opfølgende information og tilmelding til Eduras nyhedsbrev. Du kan altid framelde dig