Edura begyndte i april 2020 et uddannelsesforløb kaldet ”Effektive Administrative Arbejdsgange”, som er udviklet i samarbejde med en række uddannelsesinstitutioner. Målet med forløbet har været at give deltagerne de rette værktøjer til at skabe en god dokumentationskultur.
Uddannelsesforløbet har bestået af både fysisk fremmøde og online moduler, og mere end 80 administrationsmedarbejdere fra forskellige FGU-institutioner har deltaget. Én af disse administrationsmedarbejdere har været Renata Hobel, som er Økonomi- og administrationschef i FGU Midt- og Østsjælland.
Administrationerne på uddannelsesinstitutioner er under konstant forandring
På uddannelsesinstitutioner sker der konstant forandring. Der kommer løbende ny lovgivning, nye retningslinjer, nye uddannelser og nye IT-systemer til. Det kan skabe et unødvendigt stort pres på en uddannelses administration.
Hos FGU Midt-og Østsjælland stod de over for en stor udfordring med at implementere nye IT-systemer på en effektiv måde. Renata Hobel fortæller, at ”implementeringen af IT-systemer har været en stor udfordring, og det har været en frustrerende og forvirrende proces for vores medarbejdere. Det er en stor udfordring at skifte IT-system, men det er en endnu større udfordring, når man skal skifte mange systemer på én gang. Det påvirker ens hverdag, det påvirker ens arbejdsrutiner, og det påvirker ens arbejdsprocesser”.
Renata uddyber, at Eduras uddannelsesforløb om effektive administrative arbejdsgange kom på det helt rigtige tidspunkt. I implementeringsprocessen har der nemlig manglet et fokus på arbejdsgange og arbejdsprocesser: ”Som administrationschef er jeg blevet opmærksom på, at arbejdsprocesser og arbejdsbeskrivelser er lige så vigtige at fokusere på som selve arbejdsopgaven”, fortæller hun.
Edura har skabt tydelige arbejdsgange, arbejdsprocesser og arbejdsbeskrivelser
Eduras uddannelsesforløb har varet fra april til oktober. I løbet af den tid har Renata haft en positiv oplevelse, som hun har mærket, også har været til gavn for flere af hendes medarbejdere i FGU Midt- og Østsjælland:
”Forløbet med Edura har været en meget positiv oplevelse. Jeg har fået meget god tilbagemelding fra min afdeling, og alle har været glade for, at vi har fået mere struktur over vores hverdag og er blevet mere tydelige i vores arbejdsprocesser og arbejdsgange”.
Seniorkonsulent i Edura, Kristian Stagis, som har været underviser på forløbet, er også glad for, at de mange deltagere har fået sat fokus på deres arbejdsprocesser og arbejdsopgaver. Han uddyber at ”overblik og indsigt i de enkelte arbejdsprocesser er en nødvendighed, hvis man skal skabe en effektiv og fleksibel administration. Det kan virke som et stort og ressourcekrævende arbejde, men med nogle få værktøjer og gode rutiner, er det let at komme i mål”.
Vil du gerne vide mere om, hvordan du kan skabe mere effektive arbejdsgange på din uddannelsesinstitution? Så kan du kontakte Kristian Stagis her.