Corona-situationen i Danmark har haft stor indflydelse på de arrangementer, hvor vi før krisen ville have samles. For uddannelsesinstitutioner er det især arrangementer som åbent hus, brobygning og besøgsdage, som nu skal gentænkes. Mange skoler har derfor et stort ønske om at afsøge nye muligheder for stadig at kunne understøtte tiltrækning og rekruttering af kommende elever. Det er især vigtigt, hvis forsamlingsforbuddet kommer til at umuliggøre afholdelsen af arrangementer langt ind i 2021.
Det er derfor et oplagt valg at kigge nærmere på fænomenet kaldet virtuelle arrangementer/events.
Hvad er et virtuelt event?
Et virtuelt event er overordnet set et event eller et arrangement, som foregår fuldstændig online. Virtuelle arrangementer bruger webbaserede platforme, som kan skabe forbindes til flere tusinde besøgende. Disse digitale events indeholder ofte interaktive funktioner såsom afstemninger, Q&A, live chats osv., som skaber engagement og interesse hos de deltagende.
Det kan enten være 100% asynkront, 100% synkront eller i en kombination af optaget indhold og live-stream. Nogle af de største udbydere af platforme til virtuelle arrangementer er Digitell, Evia, Intrado, ON24, Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting mm.
I lyset af Coronavirusset er virtuelle arrangementer blevet et populært valg i flere organisationer verden over – også i Edura. Det skyldes, at virtuelle events i sidste ende kan være besparende for organisationen, og fordi alt arbejde forbundet med de fysiske events som allerede er planlagt, ikke fuldstændig går tabt på gulvet efter et pressemøde eller lokalt udbrud af Corona.
Hvad er de største fordele ved virtuelle events?
I Edura har vi her samlet de 8 største fordele, som vi anser, at der er forbundet med afholdelse af virtuelle arrangementer:
1. Det er billigere at afholde et virtuelt event
Ved at afholde virtuelle events kan de samlede omkostninger reduceres betydeligt. Det skyldes, at der ikke er omkostninger forbundet med bl.a. forplejning til de deltagende såvel som opsættelse og oprydning af f.eks. borde og stole til arrangementet. Det eneste som uddannelsesinstitutionen skal bekymre sig om, er omkostningerne og indholdet til den digitale platform, som skal være ansvarlig for det virtuelle event. Udvikling af indhold i form af video mv. kan sagtens kræve en betydelig investering, men her bør man fokusere på at skabe indhold, som kan genbruges.
2. Det er tidsbesparende at afholde et virtuelt event
Det faktum at det virtuelle event foregår fuldstændig online sparer utrolig meget tid – ikke blot for uddannelsesinstitutionen og de ansatte, men i den grad også for de deltagende. På trods af at et virtuelt event, ligesom et fysisk event, kræver stor forberedelsestid (opsættelse af en hjemmeside, tilmelding, marketing osv.), så er det stadig betydeligt mindre tid end ved fysiske arrangementer.
3. Et virtuelt event kan afholdes for alle
Når man afholder et arrangement, er der altid stor fokus på at ramme så mange potentielle deltagere som muligt. Et virtuelt event eliminerer transporttiden for de besøgende, og det har derfor ikke længere stor betydning, hvor i Danmark de kommer fra. Når arrangementer afholdes virtuelt, skal der altså ikke længere købes fly-, tog- eller busbilletter, og de besøgende har derfor mulighed for at få et indblik i uddannelsesinstitutionen uden fysisk at skulle være til stede. På den måde kan virtuelle arrangementer være mere inkluderende og praktisk for de besøgende end fysiske events.
4. Der er stor fleksibilitet, når man afholder et virtuelt event
Da et virtuelt arrangement foregår digitalt, er der også langt større fleksibilitet, når det kommer til hvordan arrangementet skal afholdes. Uanset hvilken type af arrangement der afholdes, så er der rig mulighed for at gøre arrangementet interaktivt, tilbyde flere sprog, invitere forskellige gæstetalere osv.
5. Det er nemmere for de besøgende at skabe kontakt til andre i et virtuelt event
Når man afholder et virtuelt event, går det ofte hurtigere end til et fysisk event, hvor de besøgende skal gå fra stand til stand eller fra lokale til lokale. Den tid der bliver sparet på ikke at skulle fysisk bevæge sig fra sted til sted, kan gøre det nemmere for de deltagende at skabe kontakt til de andre deltagere eller til foredragsholderen. Ved et virtuelt arrangement får man desuden al sin information online, og derfor kan det også være nemmere for de deltagende at få adgang til og gemme vigtig information direkte på deres computer, mobil eller tablet.
6. Man kan nemt samle feedback fra et virtuelt event
Uanset om man afholder et fysisk eller et virtuelt arrangement er det kritisk at indsamle feedback fra de deltagende. Det er dog langt nemmere at få de deltagende på virtuelle arrangementer til at svare på spørgeundersøgelser eller meningsmålinger i realtid. Disse undersøgelser kan ikke blot være en indikation på, hvordan arrangementet forløber sig – det kan også bruges til at måle eventets overordnede succes.
7. Det er let at måle resultaterne efter et virtuelt event
Det er faktisk endnu lettere at indsamle data fra et virtuelt event end et fysisk. Det er fordi et virtuelt arrangement foregår fuldstændig online, og derfor er det også muligt at indsamle mere præcise informationer såsom hvor mange der har deltaget, hvorfra i Danmark de forskellige deltagere har logget på mm.
8. Virtuelle events understøtter rekrutteringsindsatsen
Mange skoler holder fysiske åbent hus-arrangementer uden at kræve nogle former for forhåndstilmelding. Det betyder, at det er langt sværere at få et overblik over de deltagende såvel som at være i stand til at kontakte dem efterfølgende. Ved virtuelle events er der derimod et stort potentiale for at indsamle informationer om de deltagende.
Derudover er der også et stort potentiale for at man gennem systematisk og automatisk kommunikation kan fastholde de deltagendes interesse frem mod det virtuelle event. På den måde kan man også skabe et format, hvor man kan præge de deltagende i deres uddannelsesvalg og samtidig gøre det nemt og tydeligt, hvor de kan henvende sig efterfølgende. Et virtuelt arrangement kan derfor skabe mere opmærksomhed og interesse blandt de deltagende, og kan derfor fungere mere effektfuldt end fysiske events.
Hvad er de største fordele ved virtuelle events?
I Edura mener vi, at hvis uddannelsesinstitutionerne skal forsøge at efterkomme de nye omstændigheder i kølvandet på Corona-virusset, så er de nødt til at kigge nærmere på at afholde deres arrangementer virtuelt. Derfor har vi skabt et 360-graders koncept, der fungerer som et virtuelt event.
Vil du gerne vide mere om Eduras koncept? Så kan du læse artiklen her.