Selv om mange skoler allerede har truffet beslutning, står flere erhvervsskoler stadig overfor at skulle vælge et nyt studieadministrativt system som følge af udfasningen af EASY-A i 2019
Hvilket system bør den enkelte skole vælge?
Skal det erstattes én til én med et nyt system? Hvad koster det at udfase systemet? Hvordan agerer og reagerer de forskellige uddannelsesinstitutioner på dette? Hvilke potentiale kunne på sigt følge med et nyt system? Er der besparelser og penge at ”hente” i fremtiden med et nyt system? Spørgsmålene hober sig op og det kan virke uoverskueligt at bedømme, hvad der er den bedste løsning for den enkelte skole.
Markedsgørelsen af EASY-A
Den engelske forsker, Christopher Hood, er manden bag begrebet ”New Public Management”. Begrebet beskriver bl.a., hvordan det offentlige kan drage væsentlige fordele af at udlicitere og privatisere sin organisation og ledelsesformer. Denne udlicitering af gamle dyder, nye effektive private tankegange og strategier, er oftest noget, som gavner det offentlige. Både økonomisk, men i den grad også i det daglige arbejde når private firmaer rådgiver i forhold til strategier, samt sætter mål og tanker på, hvordan man kan hjælpe det offentlige på vej til bedre og nye rammer. Et område som er blevet bebudet med fra undervisningsministeriets side at skulle privatiseres, er det studieadministrative system, EASY-A. Grundet markedsgørelsen af systemet står Danmarks erhvervsskoler derfor overfor en stor omvæltning med en udlicitering af systemet, hvor den studieadministrative del udfases allerede i sommeren 2019. Følgevirkningerne af beslutningen fra ministeriet er, at EASY-A skal erstattes af andre private og bedre systemer.
Synergipotentialer
Synergipotentialer er kombinationen mellem værdiskabelse og performance. Der findes helt sikkert en række synergipotentialer hos flere skoler, som kan være afgørende for, at den enkelte skole netop kan forbedre deres performance og imødekomme deres ønskede mål.
Automatisering af manuelle arbejdsgange
Med udfasningen af EASY-A og indfasning af et nyt og tilpasset studieadministrativt system, er der endnu flere økonomiske fordele at hente. Med et nyt studieadministrativt system er der gode muligheder for at automatisere og effektivisere flere områder og arbejdsgange. Det giver mulighed for besparelser eller en omfordeling af ressourcer, som kan blive brugt bedre i skolens budget og på andre og mere krævende arbejdsområder.
Persondatalovens indflydelse
Den nye persondatalov (GDPR) er et område, som er vigtigt at tage højde for, når man vælger nyt studieadministrativt system. En skole råder over utroligt mange personfølsomme data. Derfor bør man forholde sig særligt opmærksomt til området.
Det studieadministrative system skal kunne samle disse data lovligt og ikke mindst enkelt og overskueligt. Herudover bør data opbevares på en forsvarlig måde, så de kun er gjort tilgængelige for de rette personer. Det handler således ikke kun om systemernes evne til at håndtere data sikkert, men særligt om brugernes arbejdsgange og rolle/rettighedsstyring på brugerniveau.
Skolens identitet
Et andet synergipotentiale relaterer til skolens identitet. ”Hvilken skole er vi?” ”Hvad er vores image?” ”Hvordan kan vi mindske frafald?”. Dygtiggørelse på dette område kan fremme skolens image og reducere frafald af elever, hvis man har et studieadministrativt system, som er tilpasset korrekt.
Hvis man har et system, som har plads til opmærksomhed og fokus på områder såsom fravær og vejledning, er der bedre forudsætninger for, at man kan nå at gribe ind, inden eleven selv har givet op.
Udover de økonomiske fordele ved udskiftningen af EASY-A er der altså også andre mulige faktorer, som er værd at have med i ligningen i forbindelse med udfasningen.
Lige meget om man er enkelt person, et mellemstort firma, eller en stor erhvervsskole, er det alment at stræbe efter at gøre det så godt som muligt, både indad, men samtidig også udefra set, og her er skolens image vigtigt. Hvilken skole ønsker ikke at fremstå godt og ikke mindst konstant øge deres performance?
Resultater kan måles på mange forskellige parametre, men man kunne starte med at stræbe efter at alle som går i gang med en erhvervsuddannelse og så gennemføre den. Udskiftning til et nyt administrativt system vil betyde, at man kan:
- Reducere antallet af støttesystemer og dermed årlige omkostninger til drift og licens
- Automatisere manuelle arbejdsgange
- Øge informationssikkerheden
- Styrke medarbejder- og ledelsesinformationsniveauet, som giver bedre mulighed for tidlig intervention og øget fastholdelse af elever
Disse skoler har allerede planlagt overgang til nyt system
De nedenstående institutioner har aftalt dato for overgang til nyt system:
| Institution | Kategori | Dato | Beskrivelse |
| Herningsholm Erhvervsskole | Overgang | 16/5 | Institutionen overgår med EUD-aktivitet til Ludus |
| IBC International Business College | Overgang | 21/5 | Institutionen overgår med AMU-aktivitet til Lectio |
| Aarhus Business College | Overgang | 21/5 | Institutionen overgår med AMU-aktivitet til Lectio |
| Tech College Aalborg | Overgang | 28/6 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Campus Vejle | Overgang | 2/7 | Institutionen overgår med GYM- og EUD-aktivitet til Ludus |
| Erhvervsskolen Nordsjælland | Overgang | 2/7 | Institutionen overgår med al aktivitet til Lectio |
| Frederikshavn Handelsskole | Overgang | 2/7 | Institutionen overgår med al aktivitet til Lectio |
| Knord | Overgang | 2/7 | Institutionen overgår med AMU-aktivitet til Lectio |
| EUC Sjælland | Overgang | 3/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| College360 | Overgang | 6/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| SOSU Fyn | Overgang | 6/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Asmildkloster Landbrugsskole | Overgang | 17/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Dalum Landbrugsskole | Overgang | 17/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Grindsted Landbrugsskole | Overgang | 17/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Gråsten Landbrugsskole | Overgang | 17/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Kjærgård Landbrugsskole | Overgang | 17/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Medieskolerne, Viborg Mediecenter | Overgang | 17/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Bygholm Landbrugsskole | Overgang | 20/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Nordjyllands Landbrugsskole | Overgang | 20/9 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| DBI Dansk Brand- og Sikringsteknisk Institut | Overgang | 1/10 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| SOSU Nykøbing Falster | Overgang | 4/10 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| Diakonissestiftelsen | Overgang | 4/10 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| TEC, Technical Education Copenhagen | Overgang | 4/10 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
| EUC Lillebælt | Overgang | 18/10 | Institutionen overgår med al aktivitet til Uddata+ |
Kilde: Styrelsen for IT og Læring