”Danmark er et lille land. Vi ser en hel masse skoler, som konkurrerer med hinanden. Samtidig er vi oppe imod konkurrenter, som vi ikke kender i dag. Det hænger ikke sammen. Derfor bør vi hjælpe hinanden bedst muligt og dele vores viden og erfaringer – og det gør vi gerne på RPA-området”
– Steffen Herskind, IT-chef og leder af RPA-teamet på Niels Brock
Niels Brock arbejder målrettet med RPA
Hvad er RPA?
RPA (robotics) kan defineres som en effektivisering af en organisations repeterbare manuelle opgaver. RPA er en forkortelse for Robotic Process Automation. Robotics (RPA) er softwarerobotter, som kan sættes til at håndtere manuelle opgaver på tværs af systemer og dokumenter uden at ændre på underliggende systemer. RPA er ikke kunstig intelligens, og robotten er således ”dum”, hvorfor Niels Brock er nødt til at oplære og træne dem.
Arbejdet startede i 2017
Niels Brock har arbejdet målrettet med robotter (RPA) siden 2017, og der er sket meget siden RPA-tankegangen første gang blev italesat under en morgenmadssceance i 2017. Den daværende administrationschef og IT-chef, Steffen Herskind, blev hurtigt sat i spidsen for at analysere og vurdere mulighederne for Niels Brock. De bagvedliggende hensigter og grundlaget for at igangsætte et robot-projekt var:
- Et ønske om at arbejde smartere og mere effektivt
- At sikre en højere kvalitet i arbejdet og mindske risikoen for fejl
- At frigive tid og ressourcer til mere meningsfulde og krævende arbejdsopgaver
- Effektivisering var et vigtigt punkt på den strategiske dagsorden – man ville vækste på antallet af elever uden at vækste i administrationen
Sidstnævnte var særligt en udfordring, da mange ansatte brugte en stor del af deres arbejdstid på sagsbehandling herunder genindtastning af data i forskellige systemer, hvilket er spild af ressourcer.
Der gik ikke længe, inden de to repræsentanter fra Niels Brock sad på en flyver på vej til Stockholm for at deltage i Nordic RPA Summit. Her blev skolen mødt af forskellige firmaer, specielt store firmaer fra finanssektoren, som glædeligt delte erfaringer og viden om, hvordan de fik robotter til at afstemme fakturaer og konti.
Deltagelsen i seminaret synliggjorde, at mange af de processer som blev håndteret af robotter i finanssektoren, sagtens også kunne understøtte kerneforretningen på en uddannelsesinstitution. ”Typen af opgaver var meget nærliggende og kunne automatiseres. Hele businesscasen for projektet blev derfor egentligt etableret under vores deltagelse i arrangementet” fortæller Steffen.
Kort efter hjemkomsten, og efter projektet blev godkendt af ledelsen, blev RPA-teamet på Niels Brock en realitet. To medarbejdere fra Niels Brock blev udvalgt, med Steffen Herskind i spidsen, til at drive fremdrift på RPA-området. De to medarbejdere kom med en baggrund fra studieadministrationen og IT-afdelingen på Niels Brock. Steffen udtaler ”Det var vigtigt at sikre fra start, at projektet ikke blev et IT-projekt. Forretningen skulle involveres fra dag 1.”
Herefter igangsatte man en udvælgelsesproces af en leverandør og systemvalg, som i sidste ende faldt på BluePrism. Efter valget af leverandør og løsning igangsatte man et intenst træningsforløb på 6-uger, som skulle sikre de to medarbejdere fra Niels Brock blev certificeret i brugen af løsningen. ”Formålet var således at gøre dem selvkørende – og der har vi ramt rigtigt. Leverandøren er selvfølgelig stadig en del af projektet, men vi løfter størstedelen selv” udtaler Steffen.
Træningsforløbet mundede ud i at 2 processer blev sat i drift. De kører stadig i dag.
Til processen om udvælgelsen af medarbejdere fortæller Steffen at: ”det er nødvendigvis ikke svært at arbejde med robotter, men det kræver en struktureret tankegang, digital forståelse og ihærdighed. Det lykkes ikke første gang. Derfor skal man være struktureret og ikke frygte nederlag.
”Min helpdesk har lavet alle de fejl, som man kan, når man opretter nye undervisere. Det gør vi ikke mere”.
Steffen fortæller, at projektet fra sin begyndelse har mødt stor begejstring og forståelse fra Niels Brocks’ øvrige organisation. ”Vi afholdte et kickoff-møde på RPA-projektet, hvor hele administrationen deltog. På dagen stod vi allerede med de første 5 processer, som skulle automatiseres”.
Desuden understreger Steffen, at man hele tiden har haft til hensigt at sikre involvering fra de personer, som blev berørte af de nye robotter – og ikke mindst forklare dem ordentligt, hvorfor vi gør det. Desuden udtaler Steffen: ”de medarbejdere, der har fået hjælp til processerne er kisteglade. De er pressede og vi kan hjælpe. Det er der blevet taget godt i mod, det tør jeg sige meget skråsikkert”.
Hvad er kravene til processerne som skal “robotificeres”?
“Robotten er dum, og den kan således kun gøre det, som man beder den om. Derfor er det vigtigt, at processerne er regelbaserede, for robotten kan ikke tænke selv. Desuden skal processen behandle vis mængde data samt en hyppighed for processens hændelse. Vi stiller os selv vigtige spørgsmål, såsom hvorvidt en digitaliseret proces udelukkende vil hjælpe få medarbejdere eller mange?”
Hvor er I – og hvor skal I hen?
Niels Brocks’ RPA-team består i dag af 4 fuldtidsstillinger og teamet er i gang med understøttelse af robot nummer 21. Der afholdes SCRUM-møder hver dag, og der er herudover opbygget et Center of Excellence (COE), som indeholder proces ”breakdowns” og proceshåndbøger mv.
“Vi er ikke færdige med projektet – og det der startede, som et projekt er nu en aktiv forretningsenhed i Niels Brock”, fortæller Steffen Herskind.
For skoleåret 2019/20 er målet at have 45 kørende processer (robotter). For 2020/21 er målet at være kørende med 70 processer samt identificere to områder, som kan gøre brug af AI-machine-learning.
5 gode RPA-råd
Steffen har her givet 5 gode råd til andre uddannelsesinstitutioner, som gerne vil i gang med RPA.
- Sørg for at have forretningen og IT med. Det skal være et fælles projekt!
- Sørg for at få de rigtige interessenter udvalgt til at starte projektet op. Lyst og kompetencer skal være til stede!
- Start småt, men tænk stort: sørg for at projektet skaber værdi hurtigt. Start med de lavthængende frugter.
- Vær åbne og ærlige omkring: hvad betyder det, hvad jagter vi og hvad er vores målsætning
- Involvér de afdelinger og mennesker, hvis processer du involverer og berører.
